5 สิ่งที่ไม่ควรทำในการนำเสนองาน

เดี๋ยวนี้เรามักจะพบเห็นได้กับการสัมมนาหรือนำเสนอผลงานต่างๆ ที่มีงานให้เข้าฟังอยู่เยอะแยะเต็มไปหมด แน่นอนว่าสิ่งที่ทำให้เราอยากจะฟังสิ่งแรกนั่นก็คือหัวข้อที่เราจะนำเสนอ เมื่อจูงคนที่จะเข้ามาฟังได้แล้วขั้นตอนที่สำคัญที่สุดก็คือการนำเสนอเนื้อหาตามหัวข้อให้กับผู้ฟังให้ได้น่าสนใจ ซึ่งที่เจอมักจะตกม้าตายกันตรงนี้กันเยอะ บทความแปลนี้่เลยจะเป็นการแนะนำไม่ควรทำทั้งก่อนและระหว่างการนำเสนอ รวมทั้งบอกวิธีป้องกันและแก้ไขไว้ให้ด้วยครับ

อย่างที่ผมบอกไปว่า สิ่งที่พบเจออยู่แบบบ่อยๆ ซ้ำแล้วซ้ำเล่านั่นคือความผิดพลาดในการวางแผนจากการเตรียมตัวและนำเสนอเนื้อหาโดยผู้พูด 5 ข้อนี้เป็นสิ่งที่ต้องระลึกถึงและควรที่จะทำอยู่เสมอเมื่อมีการนำเสนองานต่างๆ ลองมาดูกันครับ

ข้อที่ 1 อาขยาน อ่านกระจุย

การขึ้นไปอ่าน (อาขยาน) ตามเนื้อหาที่มีบน PowerPoint หรือ Keynote เหมือนหุ่นยนต์ นี่เป็นสิ่งที่พบเห็นกันได้อยู่อย่างสม่ำเสมอ (ถ้าพูดถึงก็คือติดอันดับ 1 ตลอดกาล) จากการนำเสนองานของมือใหม่หัดนำเสนอหรือแม้กระทั่งคนที่ไม่ใช่มือใหม่แล้ว ก็ยังเลือกการนำเสนอแบบนี้ ซึ่งถ้าจะพูดไปแล้วก็ไม่ต่างกับการพิมพ์เนื้อหาทั้งหมดมาให้ผู้ฟังเอากลับบ้านไปอ่าน
วิธีแก้ไข
ควรต้องศึกษาเนื้อหาหรือสิ่งที่เราจะนำเสนอให้ดีและถ่องแท้เสียก่อน เนื้อหาบน PowerPoint หรือ Keynote เป็นเพียง Guide นำทางเพื่อเข้าสู่เนื้อหาที่แท้จริงที่เราจะเป็นคนนำเสนอ และเพื่อดึงความสนใจให้กับผู้ฟัง แทนที่

ข้อที่ 2 อย่าไว้ใจทาง อย่าวางใจคอมฯ (และอุปกรณ์ทั้งหลาย)

อย่าไปไว้ใจกับอุปกรณ์ที่จะใช้นำเสนอที่แม้เราจะเป็นคนเตรียมเองก็ตาม เพราะเรามักจะเจอกับปัญหาเกี่ยวกับอุปกรณ์ต่อพ่วงต่างๆ ที่ไม่สามารถใช้งานร่วมกับคอมพิวเตอร์ของเรา หรือแม้กระทั่งเครื่องคอมพิวเตอร์เราเองอาจจะม่องเท่งในเวลานั้นไปดื้อๆ ซึ่งเป็นเรื่องที่เราไม่คาดคิดมาก่อนว่าจะเกิดขึ้น
วิธีแก้ไข
ให้เวลากับอุปกรณ์ต่างๆ เพื่อการซักซ้อมก่อนที่จะขึ้นไปนำเสนองาน โดยหากสามารถไปที่ห้องที่ใช้ในการนำเสนอได้ก่อนสัก 1 วันล่วงหน้าก็ให้ไปทดสอบอุปกรณ์ก่อนเลย แต่ถ้าไม่สามารถไปที่ห้องนั้นได้ก่อนวันจริง ให้ใช้เวลาก่อนสัก 10-30 นาทีเพื่อที่จะได้ทดสอบเครื่องและหากมีปัญหาจะยังพอมีเวลาในการคิดแผนสองรองรับไว้
ถ้าผมจะแนะนำเพิ่ม สำหรับเหตุการณ์ที่อาจจะเกิดขึ้นกับไฟล์ อยากให้เก็บไฟล์ไว้ด้วยการส่งเข้าเมล์ตัวเองหรือเก็บไว้บน Cloud ครับ เผื่อป้องกันว่าหากมีเหตุที่ไม่สามารถใช้เครื่องของเราเองได้ ยังสามารถเข้าไปเปิดไฟล์ด้วยเครื่องอื่นๆ ได้ครับ

ข้อที่ 3 อย่านอกเรื่องไปไกล

การที่จะนำเสนองานได้นั้น พื้นฐานสำหรับบางคนก็คือการเป็นคนชอบพูดชอบคุย ซึ่งเป็นเรื่องที่ดีเพราะจะทำให้คนดูไม่น่าเบื่อ แต่สิ่งที่อาจจะคาดไม่ถึงนั่นคือการหลุดจากสิ่งที่จะนำเสนอจริงๆ หรือพูดในสิ่งที่ไม่เกี่ยวกับหัวข้อที่ตั้งเอาไว้มากจนเกินไป จนอาจทำให้คนที่ตั้งใจจะมาฟังสิ่งที่เขาต้องการนั้นผิดหวัง แถมยังอาจหมดเวลาโดยไม่รู้ตัว ทำให้ผู้พูดไม่ได้พูดสิ่งที่เป็นสาระสำคัญได้ทัน

วิธีแก้ไข
ระลึกอยู่เสมอว่าเรามีหัวข้อในการพูดที่ต้องการจะเน้นหรือ Focus ไว้เป็นที่ตั้ง การพูดให้ชัดเจนในหัวข้อตั้งแต่การปูเริ่มต้นเล่าเรื่อง, แก่นของเรื่อง จนถึงสรุปสุดท้ายของเรื่องว่าเป็นอย่างไร จะช่วยให้คนฟังสามารถเข้าใจและเข้าถึงสิ่งที่ผู้พูดต้องการจะสื่อได้อย่างง่ายๆ รวมทั้งการคำนวณเวลาในการพูดแต่ละหัวข้อว่าจะใช้เวลาเท่าไหร่ด้วยครับ

ข้อที่ 4 อย่าเยอะ!

ฟังชื่อข้อที่ผมตั้งเองแล้วอาจจะดูทันสมัยไปเสียหน่อย ที่ผมหมายถึงก็คือในบางครั้งข้อมูลของผู้พูดเองนั้นมีปริมาณค่อนข้างมาก (ซึ่งผมเข้าใจว่าผู้ที่จะมาพูดก็ต้องมีความเจ๋งในระดับที่เหนือกว่าคนทั่วไปอยู่แล้ว) และก็เข้าใจว่าผู้พูดก็อยากจะพูดในสิ่งที่ตัวเองรู้หรือเตรียมตัวให้กับผู้ฟัง เนื่องด้วยปริมาณข้อมูลที่ป้อนหรือถ่ายทอดออกไปนั้นอาจมีมากจนเกินไป หรือคนฟังเองไม่สามารถรับรู้และเข้าใจได้ ผลที่ตามมาก็คือประเด็นที่สำคัญที่สุดนั้นอาจถูกกลืนจมหายไปกับข้อมูลปริมาณมหาศาลที่วิ่งเข้าไปถาโถมผู้พูด
วิธีแก้ไข
ถ่ายทอดข้อมูลต่างๆ ให้ออกมาในรูปแบบที่เข้าใจง่ายที่สุด ด้วยการใช้คำพูดและประโยคที่สามารถอ่านเพียงครั้งเดียวแล้วเข้าใจได้โดยทันที ซึ่งสิ่งนี้ขึ้นอยู่กับศาสตร์และเทคนิคในการนำเสนอของผู้พูด ถ้าจะให้ยกตัวอย่างง่ายๆ ที่เห็นภาพชัดที่สุดก็คงเป็นการนำเสนอผลิตภัณฑ์ของทาง Apple ผ่านทาง Keynote ที่เขามักจะดึงเอาข้อความเด็ดๆ มาเพียงไม่กี่คำหรือไม่กี่ประโยคมาบรรยายสิ่งที่เขาอยากจะสื่อ โดยทำให้ทุกคนเข้าใจไปในทางเดียวกันแทบจะทั้งหมด
สำหรับข้อมูลในส่วนที่เป็นส่วนเสริมที่มีความสำคัญรองลงมาจากใจความหลัก ให้เก็บเพื่อนำไปขยายความไว้ในช่วงถามตอบ (Q&A) น่าจะเป็นช่วงเวลาที่เหมาะสมที่สุดครับ

ข้อที่ 5 ใช้ตัวอักษรบนหน้าสไลด์ให้น้อยที่สุด

ข้อนี้จะใกล้เคียงกับข้อแรกและข้อที่ 4 คราวนี้มาดูในด้านของการนำเสนอบน Powerpoint หรือ Keynote เพราะมันคือสิ่งที่จะช่วยนำให้ทั้งผู้นำเสนอและผู้ฟังได้รับรู้ว่าจะมีเรื่องราวอะไรถูกพูดถึงบ้าง ซึ่งสิ่งที่เจอในบางครั้งนั้น มีตัวอักษรเต็มไปหมด ก็เข้าใจว่าผู้พูดนั้นอยากจะบอกสรรพคุณหรือบอกสิ่งต่างๆ ที่อยากให้คนอื่นรู้ ซึ่งนี่จะทำให้เกิดปัญหาว่าผู้พูดจะถูกสไลด์ที่มีแต่ตัวอักษรกลืนไปแบบไม่รู้ตัว เพราะผู้ฟังจะเอาแต่สนใจตัวอักษรที่มีอยู่ล้นทะลักในหน้าสไลด์ไปโดยปริยาย…
ลองนึกสภาพแค่ 20 สไลด์ที่ประกอบด้วยตัวอักษรล้วนๆ แค่คิดก็สยองแล้ว…
วิธีแก้ไข
ลดการใช้ตัวอักษร แต่ให้เล่าเรื่องราวหรือแทนคำต่างๆ ด้วยรูปภาพที่สื่อความหมายและเหมาะสมกับสิ่งที่เราต้องการเป็นตัวช่วย วิธีนี้จะช่วยให้สื่อสารกับคนที่ฟังได้ง่ายขึ้น แต่รูปภาพอย่างเดียวก็คงสื่อความหมายของตัวเลขหรือหัวข้อแต่ละอย่างไม่ได้แน่ๆ ดังนั้นโดยส่วนใหญ่เราจะเห็นการใช้รูปภาพประกอบกับเนื้อหาที่เป็นแก่นสารควบคู่กันไป
ตัวอย่างการใช้รูปภาพประกอบกับข้อมูลครับ

ทั้งหมดคือ 5 ข้อดูแล้วคงเป็นสิ่งเบื้องต้นสำหรับผู้ที่จะต้องทำการนำเสนอผลงานของตนที่มีอยู่ หรือใช้ในการสอนหรือการพูดในที่ต่างๆ ได้ สำหรับตัวผมเองก็ต้องยอมรับว่าผมยังทำทั้ง 5 ข้อนี้ได้ไม่ถึง 70% เลย ซึ่งของพวกนี้ต้องอาศัยการฝึกฝนและประสบการณ์ในการพูดและการจัดการครับ